「グローバルサイトの社員と会議していると、彼らの考えていることがよくわからない。」ごく最近日本人の顧客から耳にした興味深い実話です。

A true story. I had an interesting comment from a Japanese client recently. He said… “When I am in a meeting, it is often hard to understand what my global colleagues are thinking”.

対するわたしのアドバイスはごく簡単。彼らの考えを知りたければ、訊きましょう。情報を入手したり、物事を 明確にしたりするのに読心術は不要です。訊きましょう。そして解るまで質問しましょう。英語と日本語はそもそも根本から異なる言語です。

My advice to him was simple. If you want to know what your global colleagues are thinking, you must ask them. You are not expected to be a mind reader. If you want information or clarification from English speakers, you must ask for it. So…. Ask. Keep asking. Don’t stop asking.

英語と日本語はそもそも根本から異なる言語です。

English and Japanese are fundamentally different languages.

日本語はハイ・コンテクスト、ロー・コンテント。つまり抽象度が高く、「察する」言語です。日本人同士のコ ミュニケーションでは、捉え辛い、非直接的なメッセージを発信します。彼らが会議をすると、発言そのものに対する理解とは別に、 共通の背景とか文化に基づく理解があります。言葉そのものは曖昧に見えても、背景や文化が似通っているからこそ読み取れる、隠れ た意味があるのです。だからこそ彼らは時に行間を読んだり、話し手の本心を汲み取るという作業をしなければなりません。

Japanese is a High Context / Low Content Language. When Japanese people communicate with one another, many subtle and indirect messages are communicated. For Japanese people – when dealing with their Japanese colleagues in a meeting – understanding comes not simply from their words but from the ‘shared context’ or the ’common culture’ in which that communication takes place. While the communication may seem vague, there is a lot of hidden meaning that is understood by those with a similar background or culture. Japanese people often need to be mind readers to fully understand the message and information that is intended to be shared by their Japanese colleagues.

一方英語は逆で、ロー・コンテクスト、ハイ・コンテント。共通の知識や価値観に依存しない言語です。英語や その他、同様にロー・コンテクストな言語を話す人は子供の頃から「思っていることを言葉にしなさい」と教育を受けます。直接的な 表現をよしとするので、「Yes」はYes以外の何ものでもなく、「No」もまた然りなのです。共通の知識や価値観に依存しないので、実際に発する言葉が重要視されます。英語には 隠れた意味はあまり存在しません だからイングリッシュスピーカーの言うことが理解できない時の対処は簡単、訊けばいいのです。質問して疑問 点を晴らしてもらいましょう。言われたことを別の言い方に置き換えて「つまりこういうこと？」と確認するのです。何度でも会話を 止めて訊ねましょう。「察する」という受動的なアプローチは、グローバル社員の発言を理解するという目的を果たす役には立ちませ ん。

English is a Low Context / High Content Language. English speakers and others with low-context languages are encouraged from childhood to ‘say what they mean’. They are comfortable with direct communication. Yes means yes. No means no. The context is less important. What is important is the actual content, the words. There is usually less hidden meaning in English, so, as a Japanese person, if you do not understand your English speaking colleague, the solution is simple. Ask. Ask and keep asking. Ask for clarification. Paraphrase what your English-speaking colleagues have said to confirm their meaning. Interrupt and interrupt often to confirm understanding. Do not try to be a mind reader, it is a passive approach and will not help you achieve success in understanding your global colleagues.

英語によるコミュニケーションの第一のルールは、先ずその目的を理解すること。その目的とは「相手を理解 し、また相手に理解してもらうこと」です。

The first rule of communicating in English is to understand what the goal of communication is. That goal, very simply is… ‘To understand and be understood’.

第一のルールが功を奏していない時、第二のルールを適用します。英語で会話中、自分が相手の発言を理解でき ず、もしかしたら相手も自分の発言を理解してくれていないのでは？と思ったら、アクションしなければなりません。ア クションとは、身振り手振りや表情で伝えたり、絵を描いて表現することです。自分が解っていない、相手が解っていな い、ということに気づいてもらうため、あらゆる方法をとります。相手の目的もあなたと同じ、つまり「理解し、理解してもらうこ と」であれば、あなたが理解していないとアピールすることで同じくアクションでサポートしてくれるでしょう。

The second rule of communication comes into play the moment you realize that you are not succeeding with the first rule. If you are communicating in English and you recognize that you do not understand, and/or are not being understood, you must apply the second rule. You must ‘Take Action’. By ‘action’ I mean; speak, use body language, use facial expressions, draw a picture. You must take any action that will get the attention of your partners and show them that you do not understand them or that they have not understood you. Their goal is likely to be the same as yours and as such, once they know you do not understand they should take action to support you.

この第二のルールが、控え目で目立つことを好まない日本人には難しいようです。学校で英語は学ぶものの、実 践の機会がない彼らにとって、勉強の中心は文法であり、翻訳や書き言葉です。その結果、いざ話そうと思うと、完璧な文法を目指す あまり、自分の考えや意見を伝えるまでになかなか至りません。人前で恥をかくのを避けるため、完璧でない英語を話すことに抵抗を 感じる人が多いのです。その結果、会議の場で質問を躊躇し、だんまりを決め込むのです。外国人は日本人のだんまりを快く思ってい ません。

This second rule, while simple, is often difficult for Japanese to accept and use. It tends to be in contrast to the standard Japanese educational style, which generally is rather passive and reactive. In the past most Japanese ‘studied’ English at school for years, but with very little chance to actually speak it. The focus was on grammar, writing and literal translations. As a result, Japanese learners of English have tended to focus too much energy and time on trying to speak with perfect grammatical accuracy, rather than on actually communicating their ideas or opinions. Many were and still are hesitant to speak up with their less than perfect English, as making errors can lead to embarrassment in front of others. The result? More hesitation and silence. It is this silence that really frustrates western colleagues.

英語で上手にコミュニケーションするのに完璧は求められ ません。もちろん上を目指すのはいいことですが、完璧であることを目的とするのはお薦めしませんし、完璧でないから話さないなん てナンセンスです。目的は常に「理解し、理解されること」であるべきです。そのためには、先ず声を上げること。今あるスキルで結 構。とにかく話しましょう。恥ずかしいと思うかも知れません。それも理解できます。ただ、あなたのために申し上げるなら「それが どうした」です。How To本をいくら読んだところでゴルフや水泳ができるようにはなりません。いつか本を離れて実践する時が来るの は、学ぶのが言語でも同じです。あなたが理解し理解されようとすればグローバル社員も助けてくれるでしょう。そして英語のスキル は実践を続けることで、自ずと向上するのです。

To communicate successfully in English, you do not have to be a ‘perfect’ speaker. Of course you should always be trying to improve, but don’t make perfection your goal and don’t make a lack of perfection a reason not to speak. To understand and be understood, should always be the goal. To achieve this you must speak. My advice is to speak now with whatever limited communication ability you have now. If you are embarrassed, I understand, but for your own sake, you must ‘get over it’. If you want to play golf, learn to swim or master a language, at some stage you have to stop reading about it, and start doing it. By taking action to understand and be understood, your global colleagues will be pleased and supportive. Also, if you continue in this way, over time, your English ability will get better too.

パラフレーズとは、ある発言を別の言葉を使って 再現することです。ですが、その意義とは、と言っても、クライアントの多くにはなかなかピンときません。

Many of my Japanese clients do not immediately understand the ‘Power of Paraphrasing’.

英語で行われる会議で、出席者が内容をよく理解している場合、提案されたことに対してまず賛成か反対かを明 示します。次に選択肢を提供したり、さらに質問をしたりして、あの手この手で会話がどんどん進みます。では逆に出席者が内容をよ く理解していない場合は何が起こるでしょう？一番賢明なのは内容を明らかにしようと相手に説明を求めることです。ですがこれはご く稀で、日本人は多くの場合その場で固まってしまい、会話が途絶えてしまいます。これでは良くありません

理解している状態とそうでない状態の間には幅があって、「分ったような気がするけど、ちょっと定かでない」 という状態が存在します。そのような状況で日本人はよく、「恐らくこういうことだろう」という不確かな認知を元に賛成したり反対 したりします。こういった推測は賢明とは言えません。但し部分的に理解したことを元に確かめたり、より良く理解しようとする方法 があります。それがパラフレーズ、言い換えです。

In an English meeting, if their level of understanding is high, Japanese will often agree or disagree, give their opinion, or ask further questions. In other words, they will take a range of actions. This is good. Generally, If their level of understanding is low, they will either ask for clarification (this is good also) or… they will hesitate and freeze and the conversation will die. (This is bad. Really bad!)

But what about the area between high understanding and low understanding? The area of ‘partial understanding’ where…“we think we understand, but we are not really sure”. In this case, Japanese will often agree or disagree or respond simply based on what they guess their global colleague means. Simply guessing is not a good option. However, using your partial understanding to try and check and improve your understanding is a far better option. This is paraphrasing.

同僚と会話していて、自分が相手の言うことを充分理解していないと感じたら、彼の発言を要約したり、別の言 葉で言い換えて「つまりこういうこと？」と質問するのです。

When you listen to your colleague’s information and then recognise that you have not fully understood it, you can then paraphrase by summarizing and restating your colleague’s information back to him, as a question.

パラフレーズの例を見てみましょう。
ジャック:目標を達成するのに現在の予算が適切とは言い難いですね。
あなた: 予算を増やしたい、ということですか？
あなた: つまり、予算が足らないと？
あなた: だから、予算を増やすべきだと？

Paraphrasing Examples.
Jack: Our current budget is not suitable for achieving our target.
You: So what you are saying is that we should increase the budget?
You: So in other words, we should increase the budget?
You: So we should increase the budget?

1.まず、言い換えることで自分の理解度を計る ことができます。正しく理解していれば会話を続けられます。
逆に間違っていれば再度別の言葉に置き換えたり説明を求めたりして、軌道を修正しましょう。

2.言い換えることで自分が理解していること、 或いは理解していないことを相手に示すことができます。あなたがよく分っていないと知れば、相手はあな たの理解を手助けしてくれるでしょう。

3. パラフレーズは会議の他の参加者をサポート することにもなります。あなたがよく理解できていない時、往々にして他 の参加者も同様に感じていると考えられます。パラフレーズすることで他の参加者にも再度確認のチャンスを作ることができます。

4. パラフレーズで会話のスピードを抑制し、 チームの理解を助けます。あなたが質問したり、パラフレーズで相手に確認 する度に、他の日本人参加者が会話に追いつく時間を与え、全員の理解度を上げることができます。

1.Paraphrasing allows you to check your understanding. If your understanding is correct, you can move forward with the conversation. If it is not correct you have to take action to improve your understanding, either by paraphrasing again or by asking for clarification.

2.Paraphrasing shows your global colleagues whether you have understood them or not. If you have not understood them, they can take further action help you to understand.

3.Paraphrasing supports the other Japanese members in the meeting. If you do not fully understand, it is likely that some of your Japanese colleagues also do not fully understand. Paraphrasing gives everybody another chance to get a better understanding.

4.Paraphrasing slows the conversation down and benefits your team. This allows your Japanese colleagues to better understand what is being said. Any time you interrupt with a question, or you paraphrase, you are doing this.

話を遮ることを躊躇する。
反対意見を述べることを躊躇する。
質問をためらう。
自分の意見を述べることをためらう。
「わからない」と言うことを尻込みする。

Hesitation.
Hesitation to interrupt.
Hesitation to disagree.
Hesitation to ask a question.
Hesitation to give an opinion.
Hesitation to say you don’t understand.

英語にこんな諺があります。「ためらう者は機を逃す」。
上記のような日本人の傾向を示す、実に的を射た表現です。

There is a well known English phrase…“He who hesitates, is lost.” For Japanese colleagues, this phrase so often rings true.

躊躇を重ねれば効果的なコミュニケーションに必要な自信をすり減らします。ためらうことは外国人との会話のコントロールを諦めることになります。こちらがためらっている間に相手はぐいぐい自分の意見を主張します。言いたいことを伝えられず、そのためいたたまれなくなり参加意欲を失ってしまう。つまり先に挙げた諺で言う「機を逃す」ことになるのです。

Repeated hesitation drains the confidence required to communicate effectively. Hesitation often means relinquishing control of the conversation to the global colleague who is likely to jump in and begin talking in order to fill the space. Hesitation means that the Japanese colleague is less likely to get his or her message across, becomes more frustrated and finally less willing to participate. In short, he or she, ‘is lost’

それを避けるためにはどうすればいいのでしょうか。次の行動と考え方に鍵があります。

What’s the solution? It is a combination of action and mindset.

下に挙げる7つの行動を日本人が受け入れ、理解し、噛み砕いて練習し、そして会議や電話会議で実行することができれば、躊躇を最小限に抑え、ストレスを軽減してより良くコミュニケーションできるでしょう。これらは私がトレーニングで利用するより包括的なリストに挙げられている30の行動の内の7つです。

Below are 7 actions that if Japanese colleagues accept, understand, internalize, practice, and lastly, are willing to put into action in meetings and teleconferences, can reduce hesitation, lower stress, and improve the way they communicate. These actions come from a much more comprehensive list of 30 actions I use in my training.

7つの行動を提示する前に、もちろん外国人が見習うべき日本人の性質があることも言及しておきましょう。忍耐強さ、他を称賛し尊ぶ心、聞き上手であること。これらは私が仕事を共にする日本人から学んだ多くの要素のごく一部であり、日々の交流で私自身も実践を試みています。

Before showing the 7 actions, I would like to say that there are many Japanese qualities that global colleagues could also adopt. Patience, admiration and respect for others, as well as the ability to really listen. These are just some of the qualities that I have learned from my Japanese colleagues and try to emulate in my daily interactions.

では下記7つの行動をご覧ください。
1. 質問やはっきりさせたいことがあれば、話を遮る。
2. 付加価値となり得る情報があれば、割って入る。
3. 先ず短く答えを述べ、その後必要があれば詳細や根拠を述べる。
4. 曖昧な答えを容易に受け入れない。理解できなければその旨声に出し、繰り返してもらったり明確に述べてもらう。それでもピンとこなければ、合点がいくまで質問する。
5. 自分の意見が理解されていないと感じたら、諦めずに表現を変えて言い表すなど、相手が理解に至るまで説明する。
6. 反対意見を声に出す。必要であれば何度も発言し、自分の立ち位置を相手に理解してもらう。
7. コミュニケーションの目的は、相手を理解し、また自分を理解してもらうこと。
完璧に話 せるに越したことはないが、相互理解に完璧であることは求められない。

Here are the 7 actions
1. Interrupt if you have a question or need clarification.
2. Interrupt if you have information which may add value.
3. Always give the short answer first and then only if needed, provide the details or reasoning.
4. Do not accept vague answers. If you do not understand say so. Then ask for repetition or clarification. If the answer is still unclear, keep asking until it is clear.
5. If you feel your point has not been understood, don’t give up. Continue to explain and rephrase your point until it has been understood.
6. Express your disagreement verbally. And if necessary, repeatedly. Make sure that your position is fully understood.
7. Remember your goal when communicating is to ‘understand and be understood’. Speaking perfectly is nice, but not critical for mutual understanding.

日本人にとって、これらの行動がとれるか否かは「言語の問題」ではなく、「自信の問題」、つまり主体的に会話に参加するんだという心の持ち方なのです。　

For many of my Japanese colleagues, doing these actions is not a ‘language issue’, it is essentially a ‘confidence issue’. Confidence to participate.

フィリップ・スタークはこのことを良く言い表しています。
「（対話で大事なのは）参加すること。参加するために天才である必要はない。」

As Philippe Starck says so well,
“No one has to be a genius, but everybody has to participate”

外国人や講師は日本人にサポートやガイダンスを提供する必要があります。そうすることで彼らは躊躇を最小限に抑える戦略やスキルを身につけ、英語でのコミュニケーションにより主体的に参加することができるのです。

For global colleagues and trainers, we need to provide support and guidance to our Japanese staff to develop strategies and skills to reduce hesitation so that they can improve participation levels when communicating in English.

ではそのサポートとは？

What support?

先ず、会議に参加する日本人にこちらが期待する心構えを明確に伝えること。彼らが達成すべき目標を定めてあげるのです。先に挙げた7つの行動がその例です。

First we must provide a clear understanding of what behavior is expected of our Japanese colleagues in meetings. We must set the bar and provide a target for them to aim for. The 7 points above are an example of this.

次に、彼らの目標達成を後押しする基本的戦略とキーフレーズを用意します。これらは躊躇を極力抑え、主体的な参加を促すのに必要なツールとなります。例えば「すみません。今のところ理解できませんでした」「うーん、まだいまいち理解できていません。もう一度説明してもらえますか」「あぁ、あなたが言っているのは～ということですね」などです。

We must provide basic strategies and key phrases that can be used to improve confidence to achieve this target. These are the tools needed to reduce hesitation and initiate participation. For example. Sorry I don’t follow you. Sorry I still don’t follow. Could you clarify that again? Oh, so what you are saying is…?

継続的なトレーニングと共に実地訓練も有用です。実際の会議の環境でこれらのスキルとフレーズを実践し、自分のものにするのです。このオン・ザ・ジョブの目的はこれらのツールを素早く正確に、そして自然に使うことです。

We must provide ongoing communication training as well as ‘on the job’ meeting opportunities that allow our Japanese colleagues to fully process and internalize these skills and phrases. The goal is to use them quickly, accurately and naturally.

さらに、率直でその人のためになるフィードバックを行い、彼らが今持っている英語の能力を最大限使って最善のコミュニケーションができ、引き続きこの先目標を達成できるよう手助けすることが大事です 。

We must provide honest and supportive feedback, and encouragement to help our colleagues stay on track to achieve their target to become the best communicators they can possibly be with the level of English that they currently have.

さらに、率直でその人のためになるフィードバックを行い、彼らが今持っている英語の能力を最大限使って最善のコミュニケーションができ、引き続きこの先目標を達成できるよう手助けすることが大事です 。

It can be taught. It can be done. Together we can ‘kill’ the silent killer.

答えは簡単…細部に配慮すること。

The short answer is…Attention to detail.

ディズニーシーへ家族と行った時のことです。インディ・ジョーンズのアトラクション近くの階段を降りようと12歳になる息子が立ち止まり、私の腕を掴んでこう言いました。「ねぇ、お父さん。この階段を見てみて！ディズニーは階段のデザインも凝っているね。」 息子が言う通り、階段の縁にはエジプト象形文字が彫られています。年月を感じさせるように段が絶妙に擦り減っており、さらに段の並びも歪でした。これら細部の相乗効果によって訪れた人にまるで本物の遺跡に来たような臨場感を与えているのです。

I visited Disney Sea recently with my family. As we were coming down the steps near the Indiana Jones attraction, my 12 year old son stopped, grabbed my arm and said, “Hey dad, check out the steps! Disney even thinks about the design of the steps”, and he was right. The top edge of each step was carved with an Egyptian hieroglyphic design. Furthermore, the steps were well worn and purposely positioned slightly out of alignment. The combination of these effects, give the visitor a feeling of authenticity, a feeling of entering a real historical ruin.

これらの効果はその日たまたま訪れた息子の心を掴みましたが、他の人への効果はもっとささやかで潜在的だったかもしれません。しかし意識が及ぶか否かに関わらず、これらの効果によって人々の気分は高まり、別世界へと誘われて行くのです。この手法こそディズニーが最も得意とするところです。ディズニーは非現実的な環境を造り、細部に凝ることで別世界に入り込んだ感覚を私たちに抱かせます。作りこまれた環境のある部分は如何にも目につきやすくドラマチックですが、ともすれば見過ごしてしまいそうな目立たないものも数多くあります。これらが混然となって訪れる人の気分を高め、より現実味を増した体験となるのです。

While on this particular day these effects grabbed my son’s attention, their impact on other visitors may have been more subtle and subconscious, but whether perceived consciously or unconsciously, these effects heightened our experience and made us feel we were entering a different world. This is what Disney does best. Disney makes you feel you have entered a different world by changing the environment around you, by ‘immersing’ you in the details of that world. In Disney’s case, some of those changes to the surrounding environment are obvious and dramatic, but there are also many changes that are almost unnoticeable. The combined result is that the experience becomes more heightened and more authentic.

パワーポイントを用いてプレゼンテーションする時も同じことが言えます。 聞いている人を自分の世界に引き込み、臨場感を演出すべきなのです。何故か？多くのビジネス・プレゼンテーションは長くて複雑、おまけに退屈で記憶に残らないからです。『樹形図と定理』の筆者ジャン＝リュック・デュモンは、以下のように述べています。これは彼が科学者と研究者について述べたことですが、一方でプレゼンテーションをしなくてはならない立場の人であれば誰にも当てはまるコメントです。

The same should be the case when ever we make a Power Point presentation. We should be trying to invite our audience into our world and trying to give them a better, more authentic experience. Why? Too many business presentations are long, complex, boring and unmemorable. Below is a quote by Jean Luc Dumont, author of ‘Trees Maps and Theorems’. While he is referring to scientists and researchers, his comments apply to any of us who have to make presentations.

「科学者が自分の研究について話す時、同僚ですら何を言っているのかさっぱり理解できないし、理解してみたら実は退屈な研究だったということがしばしばある。 残念ながらこれが実状である。」

“When you scientists talk about your research, often even your peers don’t understand what the hell you are talking about, and when they do understand it, they find it boring. That’s the sad truth.”

より楽しく、明確で記憶に残るプレゼンテーションをする為にはそれなりの工夫が必要です。ではどうすればいいか？発表者は冒頭から聴衆の注目を集める必要があります。直接的な手法を使うなら、個人的な話を用いる、目を引くような或いはユーモアのある画像を挿入する、賛否を問うような若しくは有名な引用を使う、大げさな問いを投げかけた後長い間を設けて聴衆に考えさせる。もう少し間接的でさりげない手法を使うなら、発表の目的を概要とともに明確に伝えたり、発表を聞くことで得られる利益や影響を述べるのもいいでしょう。

If we can make our business presentations more enjoyable, clearer and more memorable, we are doing better than most it seems. So how can we do this? As presenters we need to grab the attention of our audience, and we need to do it from the beginning. We can do it directly, via the telling of a personal story, a powerful or humorous image on screen, a challenging or famous quote, or even a rhetorical question followed by a long pause… designed to make the audience think. We can also do it more indirectly or subtly via a clearly stated purpose outlining what we plan to talk about and the benefit or impact we plan to deliver to the audience.

ポイントはテーマについてより深く考え、短い持ち時間で聴衆を如何に自分の世界に引き込めるか、です。ディズニーは、単に階段を「造る」のではなく、階段を「デザインする」のです。ディズニーのする全てのことにはいろんな思いが込められています。もちろん費やすリソースやスキル、そして時間ではディズニーに及びませんが、私達がプレゼンテーションする際にはそこにもっと思いを込める必要があります。プレゼンテーションを「デザイン」して観客の目を開き、新しい知識を伝え、そして楽しませることも忘れてはなりません。これには時間と労力が要ります。プレゼンテーションのコーチでありトレーナーとして感じるのは、時間や労力、創造性の不足により、プレゼンテーションが長く複雑で退屈な上に記憶にも残らないという結果をもたらすことです。これを解決するには変化が必要です。

The point is, we need to think more deeply about our topic and how we can immerse our audience in our world for the short time we are presenting. Disney does not just make steps. Disney designs steps. A lot of thought goes into everything Disney does. While we may not have the resources, skills or time that Disney does, we all still need to put more thought into our presentations. We need to design our presentations to inspire, educate, and yes, to entertain. This takes time and effort. In my role as a presentation coach and trainer, I find that a lack of time, effort and creativity mean that the presentations we make, often continue to be long, complex, boring and unmemorable. We need a change.

プレゼンテーションスキル向上のためにできることがあります。もちろん時間と練習は要しますが、それ程難しいことではありません。スタッフにプレゼンテーションスキルを高める必要性を感じたら、どうぞ遠慮なくご相談下さい。そして次回、パワーポイントスライドを作り始める前に、どうすれば効果的に発表できるのか、ディズニーのように聞く人の心に印象付けることができるのかを考えてみてください。細部に配慮することで、思い描く結果をもたらすことができます。

There are some concrete steps you can take and skills you can learn to improve your presentation performance. It takes time and practice, but improving presentation performance is actually not that difficult. If you feel your staff need to enhance their presentation style, please do not hesitate to contact me, and next time, before you start creating a Power Point presentation, think about how you can ‘step it up’ and make an impression, just like Disney. Attention to detail, brings results.

スタッフや同僚にこの情報を共有することでお役に立てば幸いです。

Feel free to share this information with your staff or colleagues if you feel they may benefit from it.